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O email é uma ferramenta imprescindível no mundo empresarial!

Porém, é muitas vezes utilizada como chat, fazendo com que os seus utilizadores não comuniquem entre si verbalmente, dando lugar a mal entendidos e por vezes algum distanciamento. Além disso, se não for utilizado de forma organizada e consciente, faz com que se despenda demasiado tempo, dado o enorme volume de emails trocados, muitas vezes sem teor realmente importante.

Tem noção do tempo que você aloca à sua caixa de email diariamente, seja para visualizar mensagens, organizar, limpar, procurar emails antigos, etc.?

E a sua equipa?

Já pensou no que poderão fazer quando reduzir o número de horas que você e a sua equipa alocam ao email? Podem-se dedicar a sistematizar e simplificar processos ou a dar mais atenção aos clientes … ou simplesmente fazer com que estejam todos mais focados em fazer o importante para o seu negócio!

A menos que desempenhe uma função para a qual a caixa de email é a principal ferramenta, não há qualquer razão lógica para que esteja constantemente aberta ao longo de todo o dia de trabalho. É uma fonte de distração, que o impossibilita de se focar em tarefas realmente importantes, que precisam ser concluídas.

Aqui tem 10 dicas para gerir o @, que farão com que se torne mais fácil gerir prioridades e ter mais tempo disponível, para si e para a sua equipa:

  1. Defina o tempo de resposta máximo e posicione quem necessita de o contactar desta forma que, após o envio do email, receberá resposta no máximo após x horas (12 h, 24h, por exemplo).
  2. Defina qual a melhor hora do dia para verificar o seu @. Por exemplo, a primeira hora da manhã, e após o almoço.
  3. Defina na sua agenda por defeito blocos de tempo para este efeito e respeite-os!
  4. As mensagens devem ser claras, curtas e concisas. Utilize bullets e evite demasiado texto que a torne de difícil compreensão.
  5. Coloque em CC apenas quem realmente necessita de ter conhecimento do assunto e sensibilize a sua equipa também para o fazer. Por certo que esta medida irá reduzir o número de emails recebidos!
  6. Utilizado o Reply ALL só e apenas quando se trate de uma informação importante para todos. EVITAR na maioria dos casos!
  7. Crie Pastas no seu @ que o ajudarão a organizar-se, por exemplo por tema, departamento, destinatário, etc…
  8. Configure o seu @ para que as mensagens sejam redirecionadas para as respetivas pastas, através de regras definidas por si.
  9. Tire partido das funcionalidades disponíveis, como por exemplo o follow up, que lhe permite agendar determinadas ações, com envio de notificação para a data e hora definidas.

… e por último e não menos importante…

  1. Lembre-se que o @ não é um chat. Levante-se ou pegue no telefone e fale com o seu colega, e incentive os seus colaboradores a fazerem o mesmo! Uma conversa verbal de 5 minutos pode resolver uma situação, que se for por email poderá levar horas, senão dias!

 

Susana Bugalho

susanabugalho@actioncoach.com

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