Elementos chave para um controlo do tempo efetivo

Tempo é uma das comodidades que nós donos de negócios e diretores gerais nunca parecemos ter o suficiente.
Uma das consequências são as nossas famílias sofrerem com este paradigma. Aqueles que são capazes de dedicar tempo suficiente às suas famílias, geralmente queixam-se de nunca parecerem ter tempo para assumir novas oportunidades de negócios ou mudar a situação atual da empresa.

Se é hora de mudar esta situação, e desejamos criar este “feriado” tão esperado para passar com a nossa família, trabalhar “o” negócio e não unicamente “no” negócio por forma a sistematizar áreas do nosso negócio e multiplicar os nossos resultados, pare agora e leia o resto deste artigo porque nunca é tarde para começar a pensar neste assunto.

Quando treinamos empresários e diretores, uma das áreas que começamos a treinar desde o início é a gestão do Tempo, com o objectivo de aliviar as tarefas ditas burocráticas ou outras, que por sua vez podem ser facilmente delegadas a outro membro da equipa.
O foco será nós, e o nosso tempo, pois necessitamos priorizar o que é o mais importante para nós e para o nosso negócio.

O desafio para nós como treinadores é conseguir isso, sem ocupar mais do nosso tempo e sem gerar mais frustração do que antes. O nosso objectivo é ser visto como parte da solução para melhorar a nossa gestão de tempo, portanto deixamos bem claro aos nossos coachees que vamos trabalhar em direcção a um resultado final e fazemos entender isso logo no início do programa de coaching.

Decidi escrever este artigo para partilhar consigo por onde começar e partilhar alguns dos elementos chaves para uma gestão do tempo efectiva.
Premissas básicas:

Aceite o seguinte – Você nunca vai ser capaz de fazer tudo o que desejar…porque há muita coisa para fazer.

Propósito – A força motriz escondida na gestão de tempo, é o foco no alcance de objetivos bem claros e específicos que geram uma riqueza efectiva a si e a sua empresa.

Quatro habilidades necessárias para usar o seu tempo com sabedoria

• Análise
• Planeamento
• Delegar
• Autogestão

O processo para o sucesso

O que fazer?

1. Invista o seu tempo fazendo o que é fundamental para o sucesso do seu negócio
2. Trabalhe em tarefas que só podem ser realizadas por si
3. Para cada tarefa coloque a seguinte questão:

• Qual o resultado final gerado por esta tarefa?
• Posso delegar?
• Posso adiar?
• Se não realizar a tarefa qual será o impacto no negócio?
• Qual o retorno financeiro nesta tarefa?

Após análise, tome uma decisão rápida com as seguintes opções:

• Executo a tarefa
• Delego
• Adio
• Não executo

Quando fazer?
Invista todos os dias no planeamento do seu tempo e organize o seu horário de trabalho de forma a que nunca estará a trabalhar em tarefas da categoria: “Não importantes”

Como fazer (Organizar)

• Crie uma agenda por defeito para cada período – Mês/Semana/Dia – onde atribui os períodos de tempo para tipos específicos de tarefas. Exemplo: Visitar clientes, Devolver chamadas não atendidas, trabalhar “o” negócio, organizar a papelada, Ler, lazer, etc
• Ferramentas – Excel com os dias da semana ou o Outlook  

Como fazer (Disciplina)

• A chave para o uso eficiente do tempo será planear antes de executar
• Trabalhar a partir de listas de tarefas e marcar itens com prioridade (ex: a, b , c…)

Para a Eficiência

• Faça-o com antecedência – sexta-feira à noite, ou no fim-de-semana para a próxima semana, na noite anterior para o dia seguinte em vez de manhã do dia seguinte.
• Reúna todo o material com antecedência antes de realizar a tarefa para ser mais eficaz na motivação
• Coloque o máximo de tarefas que consegue realmente fazer e marque as tarefas realizadas para ganhar mais energia enquanto executa cada uma.
• Para grandes projectos, divida o projecto em pequenas tarefas para que possa ver o seu progresso.

Para a Eficácia

• Para projetos grandes, deve planear ao longo de períodos de tempo com outras tarefas intercaladas

Dicas para o sucesso

• O progresso incremental é a chave- Portanto, para projectos deve – “dividir para multiplicar”
• Começar agora, passo a passo.
• Realizar as tarefas mais difíceis primeiro

• Pare de adiar estas tarefas
• Irá sentir-se bem, por isso - execute a tarefa
• Estará inspirado para fazer tudo que é necessário fazer para o dia após finalizar a tarefa que menos gosta de fazer
• Delegue
• Inclua uma hora marcada no seu plano para Supervisionar / Reunir com a equipa / Analisar resultados / e formar a equipa para trabalhos que delegou;
• Não perca o hábito de delegar tarefas, se criar o hábito de agendar tarefas importantes e não urgentes, as tarefas urgentes quase nunca ocorrerão

Como podemos ajudar a ter mais tempo?

Escreva-me um e-mail para hugomonteiro@actioncoach.com com o assunto: Controlar melhor o tempo e coloque o seu desafio que necessita de ver resolvido

Coach Hugo Monteiro
hugomonteiro@actioncoach.com